Secrétaire au Département des Instituts de Formation (H/F)

Emploi, CDD

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Mission

 Le poste  à temps plein est répartie comme suit : 
80% secrétariat Institut de formation en soins infirmiers 
20% secrétariat Institut de formation d’aides-soignants

L’adjoint administratif assure le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel des instituts en lien avec les coordinateurs d’année sous la responsabilité de l’assistante de Direction.

? Accueil, orientation et information physique et téléphonique des publics
- Les étudiants, élèves et stagiaires,
- Les responsables des terrains de stage,
- Les intervenants « vacataires » professionnels du CHU et extérieurs au CHU
- Les personnels administratifs des autres instituts
- Les publics à la recherche d’informations sur les modes d’entrée et la formation
- Les tutelles
? Gestion de la scolarité des élèves et étudiants
- Gestion du dossier administratif des étudiants : entrants, reprise de scolarité, revalidant, mutations
- Gestion et enregistrement des droits d’inscription et frais pédagogiques
- Gestion du dossier scolaire
- Enregistrement des notes avec les formateurs
- Mise à jour du dossier scolaire
- Archivage des dossiers
- Suivi de cohorte
- Suivi du parcours de stages élèves/étudiants
- Gestion des documents administratifs : Certificat de scolarité, Attestations de résultats
- D’équivalence
- Gestion du présentéisme/absentéisme élèves/étudiants absences
- Gestion des intervenants
- Participation à la gestion des examens
- Participation à la gestion documentaire
- Contribution à la réalisation des bilans d’activités et des enquêtes
- Participation à la gestion des dossiers de financement des élèves/étudiants
- Participation au suivi vaccinal des élèves/étudiants
Il (elle)
? participe aux différentes réunions du DIEF,
? participe aux réunions de secrétariat,
? participe aux réunions organisées par le référent pédagogique, et le coordinateur de promo en fonction de l’ordre du jour
? participe au groupe de travail GHT et communication,
? participe aux réunions organisées par le coordinateur d’année en fonction de l’ordre du jour,
? participe à l’organisation des évènements (concours, portes ouvertes, forums, …),
? participe à la représentation de l’institut lors de réunions de fonctionnement avec les organismes partenaires.
Début :
Dès que possible
Durée(s) :
+ de 6 mois
Poste pérenne, contrat à durée déterminée renouvelable
Date limite de réponse :
31 décembre 2022

Pré-requis

Diplôme ou niveau souhaité

? Le plus : BTS SAM ou GPME ou équivalent
? Baccalauréat professionnel AGORA ou Baccalauréat technologique STMG

Compétences requises

Exigences

 Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
  • L’expérience professionnelle requise
  • Expérience en secrétariat
  • Qualités Organisationnelles :
  • Rigueur et contrôle des données saisies
  • Capacité d’analyse, de priorisation et de synthèse des informations
  • Capacité de traçabilité des informations et des données
Le plus :
  • Connaissance de la réglementation des Instituts
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du CHU d’Angers

 Les exigences particuliéres du poste  

  • Rigueur dans l’approche des missions confiées
  • Compétences rédactionnelles (courriers, mails, convocations…)
  • Capacités en organisation et à prioriser
  • Capacités à communiquer / Diplomatie
  • Capacités relationnelles et travail collaboratif / Capacités à travailler en autonomie
  • Capacités à se positionner / Sens des responsabilités
  • Capacité à orienter
  • Sensibilisation à l’accueil des personnes en situation de handicap.


Nom de l'organisme :
CHU D'ANGERS
Mél :
recrutement@chu-angers.fr

Informations complémentaires