Le poste à temps plein est répartie comme suit :
80% secrétariat Institut de formation en soins infirmiers
20% secrétariat Institut de formation d’aides-soignants
L’adjoint administratif assure le secrétariat pédagogique, administratif et fonctionnel des instituts en lien avec les coordinateurs d’année sous la responsabilité de l’assistante de Direction.
? Accueil, orientation et information physique et téléphonique des publics
- Les étudiants, élèves et stagiaires,
- Les responsables des terrains de stage,
- Les intervenants « vacataires » professionnels du CHU et extérieurs au CHU
- Les personnels administratifs des autres instituts
- Les publics à la recherche d’informations sur les modes d’entrée et la formation
- Les tutelles
? Gestion de la scolarité des élèves et étudiants
- Gestion du dossier administratif des étudiants : entrants, reprise de scolarité, revalidant, mutations
- Gestion et enregistrement des droits d’inscription et frais pédagogiques
- Gestion du dossier scolaire
- Enregistrement des notes avec les formateurs
- Mise à jour du dossier scolaire
- Archivage des dossiers
- Suivi de cohorte
- Suivi du parcours de stages élèves/étudiants
- Gestion des documents administratifs : Certificat de scolarité, Attestations de résultats
- D’équivalence
- Gestion du présentéisme/absentéisme élèves/étudiants absences
- Gestion des intervenants
- Participation à la gestion des examens
- Participation à la gestion documentaire
- Contribution à la réalisation des bilans d’activités et des enquêtes
- Participation à la gestion des dossiers de financement des élèves/étudiants
- Participation au suivi vaccinal des élèves/étudiants
Il (elle)
? participe aux différentes réunions du DIEF,
? participe aux réunions de secrétariat,
? participe aux réunions organisées par le référent pédagogique, et le coordinateur de promo en fonction de l’ordre du jour
? participe au groupe de travail GHT et communication,
? participe aux réunions organisées par le coordinateur d’année en fonction de l’ordre du jour,
? participe à l’organisation des évènements (concours, portes ouvertes, forums, …),
? participe à la représentation de l’institut lors de réunions de fonctionnement avec les organismes partenaires.
