Données collectées via les formulaires du site

Le site internet du CHU d’Angers propose différents formulaires permettant de réaliser une demande en ligne, de contacter un service, de solliciter un rendez-vous médical, de créer un compte ou d’accéder à certaines fonctionnalités spécifiques.

Lorsque vous utilisez ces formulaires, certaines données personnelles peuvent être collectées afin de permettre au CHU d’Angers de traiter votre demande.

Cette page vous explique quelles données peuvent être collectées, pourquoi elles sont utilisées, qui peut y accéder, combien de temps elles peuvent être conservées et comment exercer vos droits.

Cette page concerne les formulaires disponibles sur le site internet du CHU d’Angers.

Il peut notamment s’agir :

• des formulaires de demande de rendez-vous médical ;
• des formulaires de demande de contact ;
• des formulaires d’inscription à un événement ;
• des formulaires de demande de création de compte ;
• des formulaires de demande presse, communication ou partenariat ;
• des formulaires de candidature, de stage ou de recrutement, lorsqu’ils sont proposés sur le site ;
• de tout autre formulaire permettant de transmettre une demande ou des informations au CHU d’Angers.

Chaque formulaire collecte uniquement les informations nécessaires au traitement de la demande concernée.

Les données transmises via les formulaires sont utilisées pour traiter la demande que vous adressez au CHU d’Angers.

Selon le formulaire utilisé, vos données peuvent notamment servir à :

• identifier l’auteur de la demande ;
• vous recontacter ;
• orienter votre demande vers le service compétent ;
• instruire une demande de rendez-vous médical ;
• préparer un échange avec un service hospitalier ;
• créer, gérer ou sécuriser un compte utilisateur ;
• permettre l’accès à une partie spécifique du site ;
• traiter une demande administrative ;
• gérer une inscription à un événement ou à une formation ;
• répondre à une demande d’information ;
• traiter une réclamation ou une demande liée à la relation avec les usagers ;
• assurer le suivi de votre demande ;
• conserver une trace des échanges lorsque cela est nécessaire.

Les informations collectées ne sont pas utilisées pour une autre finalité incompatible avec celle indiquée au moment de la collecte.

Certains formulaires peuvent vous permettre de solliciter un rendez-vous médical ou d’être recontacté par un service du CHU d’Angers.

Dans ce cadre, les données collectées peuvent notamment comprendre :

• votre identité ;
• vos coordonnées ;
• votre date de naissance ;
• les informations nécessaires à l’orientation de votre demande ;
• le service ou la spécialité concernée ;
• le motif général de la demande ;
• les informations que vous choisissez de transmettre dans le champ de message ;
• les éventuelles pièces jointes demandées ou transmises.

Ces informations sont utilisées pour analyser votre demande, l’orienter vers le service compétent et, le cas échéant, vous proposer les suites adaptées.

Selon la nature de votre demande, certaines informations peuvent être intégrées à votre dossier administratif ou médical, lorsque cela est nécessaire à votre prise en charge ou au suivi de votre parcours.

Il est recommandé de ne transmettre que les informations strictement nécessaires au traitement de votre demande, en particulier lorsque le formulaire comporte un champ de texte libre.

Les formulaires de contact permettent de transmettre une question, une demande d’information ou une sollicitation à un service du CHU d’Angers.

Les données collectées peuvent notamment comprendre :

• votre nom et prénom ;
• votre adresse électronique ;
• votre numéro de téléphone, si nécessaire ;
• l’objet de votre demande ;
• le contenu de votre message ;
• le service ou la thématique concernée ;
• les éventuelles pièces jointes que vous transmettez.

Ces données sont utilisées pour répondre à votre demande, la transmettre au service compétent et assurer le suivi de l’échange lorsque cela est nécessaire.

Certains services en ligne peuvent nécessiter la création d’un compte ou l’accès à un espace privé du site.

Ces espaces peuvent, par exemple, être destinés à des professionnels de santé, des partenaires, des usagers autorisés ou des personnes ayant besoin d’accéder à des informations ou fonctionnalités spécifiques.

Dans ce cadre, les données collectées peuvent notamment comprendre :

• votre identité ;
• vos coordonnées ;
• votre adresse électronique ;
• votre fonction ou votre qualité ;
• votre structure ou établissement de rattachement ;
• votre spécialité ou service, si nécessaire ;
• les informations permettant de vérifier votre demande d’accès ;
• vos identifiants de connexion ;
• les données techniques nécessaires à la sécurisation du compte ;
• l’historique de certaines actions réalisées dans l’espace privé, lorsque cela est nécessaire à la sécurité ou au bon fonctionnement du service.

Ces données sont utilisées pour créer votre compte, vérifier votre éligibilité à l’accès demandé, administrer l’espace privé, sécuriser les connexions et gérer vos droits d’accès.

L’accès à un espace privé peut être refusé ou désactivé si les conditions d’accès ne sont pas remplies, si les informations fournies sont incomplètes ou si la sécurité du service le nécessite.

Certains formulaires peuvent être spécifiquement destinés aux professionnels de santé ou aux partenaires du CHU d’Angers.

Ils peuvent notamment permettre :

• de demander un accès à un espace réservé ;
• de contacter une équipe médicale ou administrative ;
• de transmettre une demande professionnelle ;
• de solliciter une information sur une filière, un parcours ou une prise en charge ;
• d’inscrire un professionnel à une réunion, une formation ou un événement ;
• de faciliter la coordination entre professionnels.

Les données collectées peuvent notamment concerner l’identité du professionnel, ses coordonnées professionnelles, sa fonction, sa spécialité, son établissement ou service de rattachement, ainsi que les informations nécessaires au traitement de la demande.

Certains formulaires peuvent permettre de transmettre une réclamation, un témoignage, une demande relative à votre prise en charge ou une demande adressée au service chargé des relations avec les usagers.

Les données collectées peuvent notamment comprendre :

• votre identité ;
• vos coordonnées ;
• votre lien éventuel avec la personne concernée ;
• les informations nécessaires à l’instruction de la demande ;
• les éléments relatifs à la situation décrite ;
• les documents ou pièces jointes que vous choisissez de transmettre.

Ces données sont utilisées pour instruire la demande, assurer les échanges avec les services concernés et apporter une réponse adaptée.

Selon la nature de la demande, des informations peuvent être rapprochées du dossier administratif ou médical de la personne concernée, dans le respect des règles applicables.

Le site peut proposer d’autres formulaires répondant à des besoins spécifiques.

Il peut notamment s’agir :

• d’une inscription à un événement ;
• d’une demande de participation à une réunion ou à une formation ;
• d’une demande presse ou communication ;
• d’une demande de partenariat ;
• d’une demande liée à un projet institutionnel ;
• d’une candidature, d’une demande de stage ou d’une démarche de recrutement ;
• d’un abonnement à une lettre d’information, si ce service est proposé ;
• d’une demande documentaire ou administrative.

Pour chaque formulaire, les données demandées sont adaptées à la finalité poursuivie.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires au traitement de votre demande.

Si vous ne renseignez pas ces informations, le CHU d’Angers peut ne pas être en mesure de traiter votre demande, de vous répondre, de créer votre compte ou de vous donner accès au service demandé.

Les champs facultatifs permettent de compléter votre demande, mais ne sont pas indispensables à son traitement.

Lorsque vous utilisez un champ de texte libre, il est recommandé de ne communiquer que les informations utiles à votre demande.

Les données transmises via les formulaires sont destinées aux services du CHU d’Angers chargés de traiter la demande concernée.

Selon la nature de votre demande, elles peuvent notamment être accessibles :

• au service médical ou administratif concerné ;
• au service chargé de la relation avec les usagers ;
• à la Direction de la communication ;
• aux services chargés de l’accueil ou de l’orientation ;
• aux services informatiques chargés de la sécurité et du fonctionnement des outils ;
• aux professionnels habilités intervenant dans le traitement de la demande ;
• aux prestataires techniques agissant pour le compte du CHU d’Angers, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du site ou du service en ligne.

Les accès sont limités aux personnes habilitées, dans la limite de leurs missions et de leurs besoins.

Les données transmises via les formulaires ne sont transmises à des tiers que lorsque cela est nécessaire au traitement de votre demande, au fonctionnement du service, à la sécurité du site ou au respect d’une obligation légale.

Elles peuvent, selon les cas, être transmises :

• à un professionnel ou service concerné par votre demande ;
• à un établissement ou organisme partenaire, lorsque cela est nécessaire et justifié ;
• à un prestataire technique agissant pour le compte du CHU d’Angers ;
• à une autorité ou un organisme habilité, lorsque la réglementation le prévoit.

Lorsque des prestataires interviennent pour le compte du CHU d’Angers, ils sont soumis à des obligations de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

Les données transmises via les formulaires sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de votre demande, puis selon les règles d’archivage applicables.

La durée de conservation dépend du formulaire utilisé et de la nature de la demande.

À titre d’exemple :

• les données liées à une demande de contact sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi de l’échange ;
• les données liées à une demande de rendez-vous médical peuvent être conservées dans le cadre du suivi administratif ou médical, lorsque cela est nécessaire ;
• les données liées à la création d’un compte sont conservées pendant la durée d’existence du compte, puis selon les règles applicables ;
• les données liées à une réclamation ou à une demande d’usager sont conservées pendant la durée nécessaire à l’instruction de la demande, puis selon les obligations applicables ;
• les données liées à une inscription à un événement sont conservées pendant la durée nécessaire à l’organisation et au suivi de l’événement ;
• les données liées à une candidature ou à une demande de stage sont conservées selon les règles applicables aux procédures de recrutement.

Des durées spécifiques peuvent être précisées directement dans les mentions d’information associées à certains formulaires.

La base légale du traitement dépend du formulaire utilisé et de la finalité poursuivie.

Selon les cas, le traitement peut notamment reposer sur :

• l’exécution d’une mission d’intérêt public ;
• le respect d’une obligation légale ;
• la prise en charge sanitaire ou sociale ;
• l’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles ;
• l’intérêt légitime du CHU d’Angers, lorsque cette base est applicable ;
• le consentement de la personne concernée, lorsque celui-ci est requis ;
• le traitement d’une demande adressée volontairement au CHU d’Angers.

La base légale applicable peut être précisée dans la mention d’information affichée au niveau de chaque formulaire.

Le CHU d’Angers met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données transmises via les formulaires.

Ces mesures visent notamment à :

• sécuriser la transmission des informations ;
• limiter l’accès aux seules personnes habilitées ;
• protéger les comptes utilisateurs ;
• gérer les droits d’accès ;
• tracer certains accès lorsque cela est nécessaire ;
• prévenir les accès non autorisés, les pertes, les altérations ou les divulgations de données ;
• encadrer l’intervention des prestataires techniques.

Les mesures mises en œuvre sont adaptées à la nature des données collectées et à la sensibilité des informations transmises.

Avant d’envoyer un formulaire, veillez à vérifier les informations saisies.

Lorsque le formulaire contient un champ libre, évitez de transmettre des informations qui ne sont pas nécessaires au traitement de votre demande.

Lorsque des documents sont demandés, transmettez uniquement les pièces utiles et évitez d’ajouter des documents non sollicités.

Si votre demande concerne une urgence médicale, n’utilisez pas les formulaires du site. En cas d’urgence vitale, appelez le 15 ou le 112.

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de droits sur vos données personnelles.

Pour en savoir plus, merci de vous rendre sur la page dédiée à la protection des données personnelles.

Pour obtenir des informations plus générales sur l’utilisation de vos données personnelles par le CHU d’Angers, vous pouvez consulter la page :

Protection des données personnelles

Pour comprendre comment vos données sont utilisées dans le cadre de votre prise en charge, vous pouvez consulter la page :

Vos données de santé et votre dossier patient

Pour connaître les cookies et traceurs utilisés sur le site, vous pouvez consulter la page :

Cookies et autres traceurs